Rekensommen in aanbestedingsprocedures3 april 2014

Het is zeker niet de eerste keer dat een aanbesteding strandt op een rekensom die is verwerkt in de beoordelingssystematiek bij een EMVI-aanbesteding.

Ook de aanbesteding door de gemeente Kampen voor het beheer en de exploitatie van een nieuw aan te leggen zwembad gaat – met name – op een rekensom stuk.

Over de beoordelingssystematiek is het navolgende, zo blijkt uit het vonnis van de voorzieningenrechter in kort geding van 28 maart jl., in de aanbestedingsstukken opgenomen:

“De opdracht zal worden verstrekt aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. Ten grondslag aan de bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving ligt enerzijds de opgave van de door de inschrijver gevraagde financiële bijdrage en anderzijds een kwalitatieve onderbouwing op basis van een bedrijfsplan. De volgende gunningcriteria met bijbehorende puntentoekenning worden gehanteerd:

Criteria score

Financiële bijdrage Maximaal 70 punten

Kwaliteit bedrijfsplan Maximaal 30 punten

Totaal Maximaal 100 punten

3.5.1.

Financiële bijdrage

Onder financiële bijdrage wordt verstaan de door de inschrijver aan de gemeente Kampen gevraagde gemiddelde exploitatiebijdrage voor het beheer en de exploitatie van het zwembad voor jaar 1 tot en met 10, prijspeil december 2013.

De inschrijver met de laagste exploitatiebijdrage krijgt het maximaal te behalen aantal punten van 70. Aan de overige inschrijvers zullen minderpunten worden toegekend op basis van hun procentuele afwijking ten opzichte van de laagste inschrijver:

Score inschrijvers = 100% - ((x-y/y * 100%) * 70

x = prijs inschrijver

y = prijs laagste inschrijver”

Drie partijen hebben zich ingeschreven. Optisport komt als winnaar uit de bus. Sportfondsen Kampen B.V. verzet zich tegen de gunning van de opdracht aan Optisport, omdat in haar optiek de gemeente het gelijkheids- en transparantiebeginsel heeft geschonden in deze aanbestedingsprocedure. De gemeente zich schuldig heeft gemaakt aan willekeur én het gunningscriterium achteraf heeft gewijzigd. Bovendien is de gehanteerde rekensom evident niet geschikt voor een negatieve exploitatiebijdrage, stelt Sportfondsen, zodat zij er van uit mocht gaan dat inschrijven met een negatieve exploitatiebijdrage in strijd zou zijn met de voorwaarden van de aanbesteding.

De voorzieningenrechter doet een volledige en chronologische toets van de klachten van Sportfondsen, waarbij uiteraard allereerst aan de orde komt of de klachten niet reeds voorafgaande aan de inschrijving aan de aanbestedende dienst gesteld hadden moeten worden (Grossman, HvJEG 12 februari 2004 zaak C-230/02).

De voorzieningenrechter volgt Sportfondsen en overweegt dat het consequente gebruik van “een (positieve) exploitatiebijdrage die door de gemeente aan de huurder/exploitant wordt uitbetaald” de conclusie van Sportfondsen dat een inschrijving met een negatieve exploitatiebijdrage ongeldig zou zijn objectief gerechtvaardigd is, te meer daar de rekensom geen negatieve exploitatiebijdrage toelaat.

Sportfondsen had hieromtrent geen vragen hoeven te stellen en het Grossman-verweer van de gemeente wordt aldus verworpen.

De gemeente had voorts een fictieve huursom vastgesteld. De huursom zou immers pas na realisatie van het zwembad bekend worden. In de aanbestedingsstukken was de huursom als PM aangemerkt. Bij de beoordeling heeft de gemeente echter €100.000,00 ingevuld.

De voorzieningenrechter stelt vast dat Sportfondsen terecht haar beklag doet op dit punt. De waarde van de verschillen tussen de prijzen waarmee is ingeschreven wordt met deze handelwijze immers relatief. Een verschil van €5.000,00 op €100.000,00 is een ander verschil dan een verschil van €5.000,00 op €1.000.000,00.

Tenslotte gaat het ook mis op de beoordeling van de kwaliteit van de inschrijving. Sportfondsen heeft naar het oordeel van de voorzieningenrechter voldoende aannemelijk gemaakt dat de beoordeling van de bedrijfsplannen niet volgens objectieve criteria is geschiedt, doch dat de beoordeling relatief is geweest door de plannen onderling te vergelijken. De voorzieningenrechter acht ook die handelwijze in strijd met het transparantiebeginsel.

Het wordt de gemeente Kampen verboden de opdracht aan Optisport te gunnen en mocht zij weer tot aanbesteding over willen gaan, dan zal een nieuwe procedure moeten volgen.

 

In de praktijk zien wij vaker dat met rekensommen wordt gewerkt. Dat is logisch: het is immers een makkelijke manier om resultaten te vergelijken. Wees echter waakzaam als aanbestedende dienst en alert als inschrijver: een gemakkelijke rekensom is niet altijd transparante rekenmethode.

In sommige gevallen wordt door de rekensom de prijs/kwaliteit-verhouding niet 50/50 maar 75/25, in sommige gevallen laat de in het bestek beschreven beoordelingssystematiek geen onderlinge vergelijking toe, maar volgt die wel uit de rekensom of leidt de beschreven rekensom tot een niet te vergelijken uitkomst, bijvoorbeeld wanneer met positieve en negatieve bedragen kan worden ingeschreven.

Reken de beoordelingsmethode dus altijd met de meest krankzinnige varianten die u kunt bedenken door. Dan komt u achteraf niet voor verrassingen te staan.

Deel deze pagina: