Aanbesteden: het gevaar van de kleine lettertjes!17 november 2014

(Wie schrijft die blijft?)

Aanbestedingsrecht wordt gekenmerkt door formele regels om te waarborgen dat de mogelijke gegadigden op voorhand voorzien worden van objectieve, eenduidige en transparante informatie, zodat voor hen vooraf helder is wat de opdracht omvat en wat er van de beoogde opdrachtnemer gevraagd wordt.
Met het oog daarop worden aan de inschrijvers in de regel allerlei eisen gesteld, soms in het aanbestedingsdocument zelf en soms in bijlagen.
Het is aan de inschrijvers om aan de hand daarvan een inschrijving te doen. Daarbij is van belang dat de inschrijver voldoet aan alle gestelde eisen, omdat de inschrijver anders het gevaar loopt dat zijn inschrijving als 'ongeldig' wordt afgewezen.

Dat bleek recentelijk ook weer in een uitspraak van de rechtbank Den Haag, waarbij gevraagd werd om bij de inschrijving een Plan van Aanpak in te dienen op maximaal 10 pagina's in het formaat A4.

10x A4 = 10x A4 + 1x A3?


Bij die aanbesteding had inschrijver I zich keurig aan de gestelde eis gehouden, maar inschrijver II niet. Die had een Plan van Aanpak ingediend op 10 pagina's A4 en 1 pagina A3 (waardoor zij veel uitvoeriger kon betogen wat zij van plan was).

Inschrijver I kwam daar pas achter, nadat de aanbestedende dienst had aangegeven voornemens te zijn om de opdracht aan inschrijver II te gunnen. Na daarop aangesproken te zijn erkende de aanbestedende dienst dat zij wat dat betreft een fout had gemaakt en stelde daarop een nieuwe beoordelingscommissie samen, die met een kleine aftrek aan punten voor de extra pagina tot hetzelfde voornemen kwam (namelijk gunnen aan inschrijver II).

Inschrijver I is daarop een kort geding begonnen, stellende dat inschrijver II ongeldig had ingeschreven - en dat dus inschrijver I in beginsel in aanmerking kwam voor gunning - omdat inschrijver II zich niet aan de vastgestelde eisen had gehouden.

De rechter oordeelde daarop dat inschrijver II zich niet aan de eisen had gehouden en daardoor ongeldig had ingeschreven. Als de aanbestedende dienst de opdracht nog wilde gunnen, dan diende zij aan inschrijver I te gunnen (en dat is ook gedaan).

Formalistisch?

Dat lijkt wellicht een strenge reactie op een ogenschijnlijk kleine fout. Bedenk echter dat je alleen 'appels met appels' kan vergelijken als voor iedereen op voorhand duidelijk is wat de spelregels zijn en als iedereen daar ook aan voldoet. Door het laten vervallen van de extra pagina kan je dat niet herstellen, omdat onzeker is of die tekst anders ook zou zijn overgelegd (of dat dan een andere passage achterwege gelaten was). Hetzelfde geldt voor herstel van eventuele andere mogelijke fouten, bijvoorbeeld als een inschrijver met een kleiner lettertype heeft ingeschreven dan in de aanbestedingsstukken is voorgeschreven.

Uitzonderlijk?

Helaas is de hiervoor aangehaalde uitspraak geen zeldzaamheid. Zie bijvoorbeeld de volgende uitspraken van dit jaar (!) van de rechtbank: Den Haag (alwaar de inschrijver verzuimd had alle gevraagde stukken tijdig in te dienen), Gelderland (waar een inschrijver voor twee deelposten vergeten was een prijs in te voeren) en Limburg (waar een voorgeschreven certificaat niet tijdig was overgelegd). En zo zijn er tientallen uitspraken, waar het bij de inschrijving niet helemaal goed is gegaan.

Altijd ongeldig bij omissies?

Alleen als sprake is van een voor iedereen kennelijke en evidente fout, waarvan herstel niet tot gevolg heeft dat de inschrijving aangepast wordt en die aanpassing geen invloed heeft op de positie van de andere inschrijvers, zoals bijvoorbeeld het alsnog indienen van een uittreksel van de kamer van koophandel, kan er aanleiding zijn voor een andere beslissing. Zie voor een gelijksoortige situatie bijvoorbeeld een recente uitspraak van de rechtbank Den Haag (over een aanbesteding waar wel een papieren inschrijfstaat, maar geen digitale versie daarvan, was ingediend) en van de rechtbank Limburg (over een aanbesteding waar iets in een bijlage ingevuld moest worden, wat ook uit de inschrijving afgeleid kon worden).

Ten slotte:

Wees als aanbestedende dienst duidelijk in wat je vraagt en hoe dat aangeleverd moet worden. Maak er voor de inschrijvers geen zoekplaatje van. Houd je daarna aan de door jezelf vastgestelde regels. Zorg als inschrijver dat je tijdig inschrijft en voldoet aan alle gestelde eisen, ook voor wat betreft het aantal in te dienen pagina's, anders doe je mogelijk een hoop werk voor niets. Succes!

Heeft u vragen over dit bericht of over andere juridische onderwerpen? Bel of mail gerust!

Deel deze pagina:

Contactpersoon