Tips & Tricks bij het opstellen van uw algemene voorwaarden23 februari 2015

De waarde van algemene voorwaarden wordt nog wel eens onderschat. Door algemene voorwaarden te hanteren voorkomt u extra werk omdat u anders al uw voorwaarden, zoals uw vaste betalingscondities en leveringstermijnen, in iedere overeenkomst die u aangaat afzonderlijk moet opnemen. Door gebruik te maken van algemene voorwaarden kunt u bovendien de risico's voor uw onderneming aanzienlijk beperken. Kortom, u doet er uw voordeel mee door eigen algemene voorwaarden te gebruiken.

Bij het opstellen van de voorwaarden dient u op een aantal zaken te letten. In de eerste plaats moeten de algemene voorwaarden helder zijn geschreven, zodat geen discussie ontstaat over de inhoud van één of meer bepalingen. Helder wil zeggen: voor iedereen duidelijk en voor u bruikbaar.

Bruikbaar betekent dat de voorwaarden zijn toegespitst op de activiteiten van uw onderneming. Zo levert het willekeurig overnemen van (enkele) voorwaarden die u via het internet hebt gevonden vaak juist nieuwe problemen op. Geen enkel bedrijf werkt exact hetzelfde. U heeft er belang bij dat de voorwaarden bij uw manier van werken aansluiten.

Alhoewel de formulering van algemene voorwaarden afhankelijk is van het gebruik komen de volgende onderwerpen daar vaak in voor:

  • toepasselijkheid van de algemene voorwaarden
  • rechten en plichten van u en uw contractspartij
  • betalingsvoorwaarden en gevolgen voor uw contractspartij bij niet tijdige betaling
  • leveringsvoorwaarden en risico overgang
  • eigendomsvoorbehoud
  • overmacht
  • klachten
  • (beperking) aansprakelijkheid
  • afwikkeling van geschillen
  • verlenging, opzegging en beëindiging van de overeenkomst

U kunt niet alleen volstaan met het opstellen van algemene voorwaarden. Uw toekomstige contractpartij moet ook vooraf kennis kunnen nemen van de inhoud van de door u gehanteerde voorwaarden. De potentiële contractspartij moet weten waar hij aan toe is. Dit bewerkstelligt u door (1) uw algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel èn (2) door de voorwaarden aan de andere partij ter hand te stellen, bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden te noemen in en te hechten aan uw offerte. Vermelding van uw voorwaarden op uw website en verwijzing naar de voorwaarden op uw briefpapier of in uw e-mails draagt verder bij aan de bekendheid met uw voorwaarden.

Als laatste, maar niet minste tip: 'Houd de algemene voorwaarden up-to-date!' Plan tussentijds een moment van controle in of laat iemand u daarover adviseren.

Mocht u voornemens zijn algemene voorwaarden op te stellen of wilt u laten beoordelen of uw voorwaarden nog wel voldoen? Neem dan gerust contact met mij op.

Deel deze pagina: