Aanbesteding: black and white13 november 2018

Aanbestedingsrecht is formaliteitenrecht. Dat betekent dat als je niet voldoet aan de voorgeschreven eisen, dat een inschrijving dan terzijde wordt gelegd als ongeldig en geacht wordt niet gedaan te zijn. Dat overkwam Capgemini laatst.

Het is héél simpel

Blijkbaar niet, want er zijn jaarlijks tientallen kort geding zaken waarin gesteld wordt dat een inschrijving voldoet en daarom niet uitgesloten mag worden. Vaak oordeelt de rechter vervolgens dat als een inschrijving niet aan de gestelde eisen voldoet, dat de inschrijving dan ongeldig is en niet mee telt. Dat is jammer van alle moeite, tijd en geld die in een inschrijving/aanbesteding wordt gestoken.

Eisen

Een aanbestedende dienst moet objectieve en transparante eisen stellen, zodanig dat de gestelde eisen voor alle normaaloplettende, professionele en vakbekwame inschrijvers helder en duidelijk zijn. Daarvan uitgaande moet een inschrijver aan de hand daarvan een aanbieding doen om in aanmerking te komen voor de opdracht. Dat lijkt logisch, maar dat is het niet (altijd). Want soms wil je meer doen dan mag.

Kleine lettertjes: een recent voorbeeld

Bij een aanbesteding van de Staat werden eisen gesteld aan de te leveren kwaliteit. Om dat aan te tonen moesten de inschrijvers een aantal wensen beantwoorden. De antwoorden op de wensen moesten in een afzonderlijk document, het antwoord-formulier, worden opgenomen. Daarvoor moest gebruik worden gemaakt van het ter beschikking gestelde model. De instellingen daarvan mochten niet gewijzigd worden. Voor de beantwoording van de wensen mocht per wens een vooraf opgegeven maximum aantal pagina's A4 worden gebruikt. Voorgeschreven was ook het lettertype (Verdana 9 punts), de minimale regelafstand en de marges rondom de tekst. Dat alles om te zorgen dat alle inschrijvers gelijke kansen kregen. En zo hoort het ook.

Uitdrukkelijk aangegeven werd dat de vormvoorschriften ook van toepassing waren op bijlagen, afbeeldingen en schema's. Ten slotte werd aangegeven dat als het voorgeschreven maximum aantal pagina's werd overschreden, dat de betreffende inschrijving dan terzijde zou worden gelegd en niet zouden worden beoordeeld.

Tom Poes verzin een list

Een van de inschrijvers, Capgemini, wilde blijkbaar meer vertellen dan waarvoor het toegestane aantal pagina's A4 ruimte bood. Wat te doen? Wat nu als we het antwoord in een tabel opnemen in Verdana 5 punts, of als we de juiste tabel verkleind weergeven, dan past het wel. Zo gezegd, zo gedaan. No risk, no fun.

Gebrekkige kwalificatie

De staat heeft de inschrijvingen beoordeeld en heeft geconstateerd dat de tekst bij Capgemini een ander formaat had, dan bij de andere inschrijvers. Bij controle bleek dat Capgemini een kleiner lettertype had gebruikt. Daarop heeft de Staat de inschrijving van Capgemini als niet-besteksconform en ongeldig aangemerkt.

Kort Geding

Capgemini begint daarop een Kort Geding, waarin wordt gevraagd om de inschrijving toch te beoordelen. Gesteld wordt onder andere dat niemand gebaat zou zijn bij een rigide toepassing van de aanbestedingsregels. Dat is opmerkelijk: de regels zijn zo streng, om te kunnen garanderen dat iedereen gelijk wordt behandeld. Als je geldig (wit) inschrijft, dan wordt je inschrijving beoordeeld. Als je ongeldig (zwart) inschrijft, dan wordt je geacht niet te hebben ingeschreven en uitgesloten. Zo simpel is het.

De Rechtbank Den Haag maakte dan ook korte metten met het verweer. De inschrijving van Capgemini is terecht terzijde gelegd als zijnde niet-conform. Op grond van het vertrouwensbeginsel (naar andere inschrijvers toe) heeft Capgemini geen recht op herstel, al was het maar omdat ook als het juiste lettertype gebruikt zou worden Capgemini dan nog steeds niet aan de gestelde eisen zou voldoen. Zie: ECLI:NL:RBDHA:2018:12464.

Kortom

Een ongeldige inschrijving is jammer van de daarin gestoken tijd en kosten. Een ongeldige inschrijving is echter te voorkomen door tijdig te beginnen en zorgvuldig alle eisen te lezen en aan de gestelde eisen te voldoen. Het gaat namelijk om het voldoen aan de vooraf voorgeschreven formaliteiten. Een procedure over een ongeldige inschrijving is dan feitelijk zonde: kost (nog meer) geld, zorgt voor irritatie en voor nodeloze vertraging, want de uitkomst is op voorhand vaak al duidelijk, omdat eenvoudig is te controleren/afvinken of je aan de formaliteiten voldoet.

Ten slotte

Heeft u vragen over aanbestedingsrecht, aanneming van werk of bouwrecht? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Deel deze pagina:

Contactpersoon